Eficienţă
prin organizare

Prin organizarea și centralizarea documentelor într-un sistem ușor accesibil, întreaga activitate a utilizatorului DoxLite devine mai eficientă și se creează premizele unei dezvoltări susținute a companiei.

Performanţă
prin mobilitate

Documentele, fluxurile electronice și sarcinile de lucru pot fi accesate în orice moment, din orice locație și de pe orice dispozitiv mobil. Utilizatorii primesc răspunsuri rapide, ceea ce va genera o performanță sporită.

Rezultate
prin colaborare

Partajarea documentelor, lucrul colaborativ și posibilitatea integrării cu alte sisteme contribuie la obținerea unor rezultate foarte bune în scurt timp de la momentul implementării DoxLite.

Decizii inteligente
prin monitorizare și control

Trasabilitatea documentelor și a operațiilor din sistem, generarea de rapoarte de activitate și de încărcare a angajaților devin instrumente extrem de valoroase pentru management în procesul de luare a deciziilor optime.

Ce este DoxLite?

DoxLite este o soluție securizată de management al documentelor și fluxurilor electronice, ce asigură gestionarea unitară a documentelor și contribuie la simplificarea și eficientizarea proceselor organizației, asigurând și garantând protecția și confidențialitatea informațiilor. Cu ajutorul DoxLite, managementul poate monitoriza extrem de simplu întreaga activitate a companiei, iar documentele necesare pot fi accesate de pe orice desktop, dar și de pe tabletă sau smartphone, după instalarea unei aplicații specifice.

Soluţia are module dedicate pentru:

Gestiunea documentelor
și a sarcinilor de lucru

Colaborarea angajaţilor

Registratură și arhivare electronică

Administrarea utilizatorilor, a rolurilor și drepturilor în sistem

Interfața web este intuitivă și prietenoasă, iar pentru administrare nu sunt necesare cunoștințe specializate de IT. DoxLite reprezintă noua generație a Confluence, care este o soluție de management al documentelor, consolidată și testată de clienți din administrația publică și din mediul privat de-a lungul mai multor ani.

Gestionează eficient ciclul de viață al documentelor și fluidizează procesele interne.

Asigură protecţia și confidenţialitatea informaţiilor și a documentelor.

Facilitează colaborarea și schimbul de informaţii între utilizatorii sistemului.

Asigură premizele reducerii cheltuielilor administrative și a timpului de rezolvare a sarcinilor.

Beneficii

Generează o reducere semnificativă a costurilor cu depozitarea și procesarea documentelor.

Îmbunătăţește productivitatea și relaţia cu clienţii și partenerii.

Oferă acces permanent (public sau privat) la informaţii, în funcţie de drepturile alocate.

Reduce birocraţia internă și contribuie la creșterea nivelului de transparenţă organizaţională.

Funcționalități

Bibliotecă
electronică

Documentele electronice sunt stocate într-o bibliotecă structurată în directoare și subdirectoare, în conformitate cu nevoile interne ale clientului.

Accesul la documente se face respectând nevoia de a cunoaște a utilizatorilor, care pot avea acces pentru vizualizare, modificare sau ștergere, conform drepturilor alocate.

Management
al documentelor

Realizează gestionarea unitară a documentelor, garantând protecția și confidențialitatea datelor. Sunt permise multiple operații pe documente, se asigură versionarea automată a acestora la fiecare modificare a conținutului și păstrarea unui istoric al versiunilor, organizarea lor, precum și semnarea electronică a documentelor, indiferent de formatul acestora. Există facilități de preluare a conținutului de la scaner, OCR (Optical Character Recognition) și de recunoaștere de coduri de bare.

Lucru
colaborativ

Mai mulți utilizatori pot contribui la realizarea unui document, responsabilitatea asupra formei finale a documentului fiind a persoanei care a inițiat colaborarea.

Cu ajutorul acestui instrument se poate solicita sprijinul oricărui coleg, indiferent de specializare și de departamentul în care se află.

Management
al fluxurilor de lucru

Permite configurarea fluxurilor electronice pe care vor circula documentele de lucru ale unei companii, fiind acoperite cele mai diverse cerințe de business. Fluxurile pot fi definite astfel încât să respecte o multitudine de reguli de acces și de criterii de distribuție, termene de execuție și norme de comportament în situații particulare.

Management
al sarcinilor de lucru

Asigură managementul sarcinilor primite în afara fluxurilor predefinite de documente și integrarea lor cu Microsoft Outlook, astfel încât să figureze în Calendar în lista obligațiilor de serviciu.

Arhivare
electronică

Cu ajutorul acestui modul, documentele care au ajuns la sfârșitul ciclului de viață pot fi arhivate electronic conform legislației în vigoare. Documentele arhivate pot fi consultate în funcție de drepturile de acces, nefiind posibilă modificarea sau ștergerea lor.

Registratură electronică

Gestionează eficient corespondența unei companii, iar documentele pot fi urmărite ușor datorită instrumentelor care intră în componența DoxLite și care înregistrează intrările, circulația și ieșirile actelor din organizație.

Integrare cu
MS Office

Permite lucrul cu fișiere electronice de tip Office (Word, Excel, Powerpoint), prin intermediul unui add-on din DoxLite la nivelul aplicațiilor MS Office. Astfel, operațiile de adăugare, modificare, copiere de documente devin extreme de simple.

Mobilitate
 

Accesul la biblioteca electronică, la fluxurile electronice de documente și la managementul sarcinilor de lucru se poate face inclusiv de pe dispozitive mobile (tabletă, smartphone), prin intermediul unei aplicații dedicate.

Căutare rapidă și avansată

DoxLite permite regăsirea rapidă a documentelor, pe baza atributelor sau continuțului acestora.

Securitate și
control

Autentificarea se poate face atât pe bază de nume de utilizator și parolă, cât și cu certificat digital, existând posibilitatea de integrare cu o soluție de autentificare integrată. Accesul la funcționalități și la date este diferențiat și se face prin intermediul unei scheme de drepturi de acces prestabilite, iar toate operațiile din sistem sunt jurnalizate.

Notificări
 

Utilizatorii sunt notificați prin e-mail sau în cadrul aplicației cu privire la sarcinile de serviciu pe care le primesc, indiferent dacă este vorba de sarcini pe fluxurile electronice predefinite sau din afara acestora. Notificările ajută la gestionarea corectă a termenelor și la organizarea agendei de lucru a utilizatorilor, chiar și atunci când nu sunt conectați la aplicație.

Monitorizare și
raportare

Conține atât rapoarte despre activitatea și gradul de încărcare a angajaților, cât și rapoarte statistice referitoare la fluxurile în lucru sau finalizate, în termen sau depășite, pe baza acestora putându-se lua decizii de optimizare a activității.

Administrare
 

Permite gestiunea accesului la functionalități, la fluxurile de lucru și la date/documente pentru fiecare utilizator în parte. Operațiile de configurare a aplicației se fac cu ușurință din interfața acesteia, fără a fi nevoie de cunoștințe specializate de IT.

Beneficiari

Lucrezi într-unul din domeniile de mai jos și ești exasperat de haosul produs de volumul foarte mare de documente, de lipsa unui istoric clar cu proprii clienți, nu știi care e forma finală a unui act?
Și în compania ta se poate pune ordine în documente.
CONTACTEAZĂ-NE

IT SW/HW
Asigurări
Comerț/Vânzări
Transport/ Distribuție
Resurse umane
Educație/ Training
Hoteluri/ Restaurante
Pază și protecție
Construcție
Telecomunicații
Industrie
Bancar
Medicină/Farmacie
Publicitate/Marketing
Servicii
Instituții publice

Resurse

Pachete Demo DoxLite

Standard
DATA ROOM

valabilitate 1 lună
  • Configurări administrative
  • Management de documente
  • Lucru colaborativ
  • Căutare rapidă și avansată
  • Securitate și control
Solicită detalii
Sunt de acord cu Termenii şi condiţiile

Operațional
FLUXURI ELECTRONICE

valabilitate 1 lună
  • Configurări administrative
  • Management de documente
  • Lucru colaborativ
  • Căutare rapidă și avansată
  • Securitate și control
  • Management al sarcinilor de lucru
  • Fluxuri electronice
  • Delegare de roluri
Solicită detalii
Sunt de acord cu Termenii şi condiţiile
Facilități Data Room Fluxuri electronice
Valabilitate 1 lună Da Da
Funcționalități incluse Da Da
Configurări administrative Da Da
Management de documente Da Da
Lucru colaborativ Da Da
Căutare rapidă și avansată Da Da
Securitate și control Da Da
Management al sarcinilor de lucru Nu Da
Fluxuri electronice Nu Da
Delegare de roluri Nu Da
Funcționalități suplimentare
Spațiu de stocare Da Da
Fluxuri electronice (suplimentare) Da Da
Arhivare electronică Da Da
Registratură electronică Nu Da
Integrare cu MS Office Da Da
Mobilitate Da Da
Alte funcționalități DoxLite – disponibile în pachetul complet
Monitorizare și rapoarte Nu Nu
Administrare de sistem Nu Nu

Contact

Sediu social:
Strada Cernăuți, Nr. 27C, Sector 2, 022183, București

Puncte de lucru:
UTI Business Center, Strada Vasile Lascăr, Nr. 31, Sector 2, 020492, Bucuresti
UTI Research & Development Center, Șoseaua Olteniței, Nr. 107 A, Sector 4, 041713, București

Back to top